Considerando questão formulada pela Ouvidoria desta Casa, submetida à Comissão de Avaliação de Documentos - CAD em junho de 2024, sobre as mensagens de WhatsApp usadas institucionalmente pela Ouvidoria e a forma correta de tratá-las como documentos, apesar de sua volatilidade;

Considerando que o primeiro registro de WhatsApp da Ouvidoria ocorreu em 14 de novembro de 2018, tendo havido, até o fim de agosto de 2025, 5.621 protocolos oriundos de mensagens de WhatsApp, armazenadas no aparelho celular da Ouvidoria;

Considerando que o grande acúmulo de mensagens tem obstado o uso eficiente do aparelho celular da Ouvidoria;

Considerando que o uso de WhatsApp, e outros aplicativos de mensagens congêneres, em ambientes institucionais é algo relativamente novo e que muitos órgãos ainda estão em processo de adaptação ao grande volume de mensagens dele decorrentes, havendo necessidade de definir regras sobre o seu tratamento e descarte;

Considerando que o conteúdo das mensagens de WhatsApp é reproduzido nos Protocolos gerados pelo Sistema de Ouvidoria, na maioria das vezes, ipsis litteris;

Considerando que a CAD, após reuniões para tratar do tema, deliberou ser pertinente a publicação de edital de eliminação de mensagens de WhatsApp, com a preservação dos protocolos de atendimento em sistema próprio da Ouvidoria, de modo a não haver perda de informação;

Considerando que, no âmbito da CAD, também se concluiu pela necessidade de submeter à Mesa da Câmara minuta de regulamentação específica para autorizar a eliminação das mensagens de WhatsApp acumuladas pela Ouvidoria, de modo a garantir a eficiência dos seus trabalhos, bem como a transparência, legitimidade e publicidade do procedimento de eliminação das mensagens acumuladas;

Considerando a conveniência de estabelecer disciplina normativa de caráter geral, apta a abranger quaisquer unidades administrativas da Casa que utilizem canais institucionais de mensagens instantâneas, de modo a evitar a proliferação de atos setoriais e assegurar uniformidade procedimental na eliminação de suporte digital efêmero;

A Mesa da Câmara Municipal de São Paulo, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas por lei, RESOLVE:

Art. 1º A eliminação de mensagens recebidas por canal institucional de aplicativos de mensagens instantâneas, como WhatsApp ou congêneres, no âmbito das unidades administrativas da Câmara Municipal, observará o disposto neste Ato, além de outros critérios que venham a ser definidos pela Comissão de Avaliação de Documentos – CAD.

Art. 2º A unidade administrativa poderá eliminar as mensagens recebidas em seu canal institucional de aplicativo de mensagens instantâneas, quando cumpridos os procedimentos previstos neste Ato e desde que a eliminação seja precedida de:

I – envio de resposta automática às novas mensagens recebidas a partir da entrada em vigor deste Ato, informando que serão mantidas pela unidade administrativa pelo prazo de 90 (noventa) dias contados do recebimento, após o qual serão eliminadas, permanecendo resguardadas apenas a reprodução de seus conteúdos nos respectivos protocolos na base de dados institucional;

II – elaboração de “Protocolos” que reproduzam integralmente ou de forma fidedigna o teor das mensagens, exceto quando se tratar de mensagens de caráter ofensivo, correntes, cursos, propagandas e outras que não digam respeito às atividades institucionais da Câmara Municipal de São Paulo;

III - elaboração e organização de “Listagem de Protocolos”, referentes às mensagens recebidas pela unidade administrativa

§ 1º O requisito contido no inciso II aplica-se indistintamente a todas as mensagens, presentes, futuras ou anteriores a este Ato, exigindo-se o cumprimento adicional dos requisitos previstos nos incisos I e III somente em relação às mensagens recebidas após a entrada em vigor deste Ato.

§ 2º Os protocolos gerados serão eliminados conforme planos, tabelas e critérios estabelecidos pela Comissão de Avaliação de Documentos – CAD, de acordo com a “Listagem de Eliminação de Documentos”.

§ 3º A eliminação dos protocolos gerados pelas mensagens será precedida de “Edital de Ciência Prévia de Eliminação” e ciência do Secretário Geral Administrativo, do Secretário Geral Parlamentar e dos Secretários, Chefe de Cerimonial e Coordenadores de Centro das áreas envolvidas, e de autorização da Secretaria de Documentação – SGP.3.

Art. 3º Obtida a autorização da Secretaria de Documentação – SGP.3, o Coordenador da Comissão de Avaliação de Documentos – CAD fará publicar no Diário Oficial da Cidade "Edital de Ciência Prévia de Eliminação de Documentos" previamente à sua eliminação.

Art. 4º Eventuais interessados poderão, no prazo de 15 (quinze) dias contados da publicação do edital, apresentar petição à Comissão de Avaliação de Documentos – CAD para solicitar acesso ou impugnar a eliminação dos documentos.

§ 1º O peticionário deverá demonstrar interesse jurídico e legitimidade em relação ao conteúdo pleiteado.

§ 2º Será indeferido o pedido quando se tratar de documento submetido a sigilo necessário à proteção da intimidade, da vida privada, da honra ou da imagem de terceiros.

§ 3º No caso de deferimento, o interessado deverá retirar a documentação em 10 (dez) dias úteis, mediante recibo.

§ 4º Na hipótese de indeferimento da petição, caberá recurso no prazo de 5 (cinco) dias úteis, que será analisado pelo Secretário Geral Administrativo.

Art. 5º As mensagens recebidas pela unidade administrativa anteriormente à entrada em vigor deste Ato poderão ser eliminadas pela respectiva unidade, mediante o cumprimento do disposto no art. 2º, inciso II, deste Ato, preservando-se os respectivos protocolos, que serão objeto de avaliação sobre guarda intermediária ou permanente pela Comissão de Avaliação de Documentos – CAD.

Parágrafo único. A eliminação será precedida da ciência às autoridades mencionadas no § 3º do art. 2º e dependerá de autorização da Secretaria de Documentação – SGP.3.

Art. 6º Efetivada a eliminação dos documentos relacionados em "Edital de Ciência Prévia de Eliminação de Documentos", conforme previsto no art. 3º deste Ato, deverá ser elaborado "Termo de Eliminação de Documentos", para ciência geral de que a eliminação foi realizada, e ser dada publicidade no portal da Secretaria de Documentação – SGP.3.

Art. 7º As mensagens recebidas não serão objeto de protocolo formal no sistema oficial de registro da unidade administrativa ou em outro sistema oficial de registro, quando:

I – forem de caráter ofensivo, correntes, cursos, propagandas e outras que não digam respeito às atividades institucionais da Câmara Municipal de São Paulo;

II – não contiverem informações de caráter essencial, relevante ou probatório;

III – forem meramente repetitivas de demandas já formalizadas;

IV – tiverem caráter claramente pessoal, informal ou irrelevante para os fins institucionais.

§ 1º A eliminação de mensagens não protocoladas observará os seguintes requisitos:

I – triagem prévia pela unidade responsável, com salvaguarda de eventuais informações relevantes em protocolo oficial;

II – autorização específica da Secretaria de Documentação – SGP.3, mediante parecer técnico da Comissão de Avaliação de Documentos – CAD, em caso de dúvida em relação ao conteúdo da mensagem.

§ 2º Caberá à unidade interessada apresentar anualmente à Comissão de Avaliação de Documentos – CAD, para ciência e publicação, relatório com:

I – volume, natureza e impacto do acervo digital a ser eliminado;

II – declaração de que os dados essenciais foram devidamente registrados nos sistemas oficiais da Câmara Municipal de São Paulo;

III – declaração de que as mensagens não se enquadram em categorias de guarda permanente, intermediária ou de valor probatório.

Art. 8º A Tabela de Temporalidade Documental será atualizada para incorporação dos protocolos gerados pelas mensagens e dos documentos referentes às mensagens que não forem objeto de protocolo.

Art. 9º Aplicam-se às mensagens recebidas por canal institucional de aplicativos de mensagens instantâneas, como WhatsApp ou congêneres, de que trata este Ato, no que couber, as disposições constantes do Ato nº 1.502, de 25 de fevereiro de 2021, que atualiza as disposições sobre a Comissão de Avaliação de Documentos – CAD e os procedimentos para a eliminação de documentos.

Art. 10 Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

São Paulo, 19 de dezembro de 2025.